Para as compras dos governos federal, estadual, municipal, autarquias e fundações, é necessário realizar uma licitação ou uma contratação direta. O vencedor da licitação ou da contratação direta Registra os preços oferecidos numa Ata de Registro de Preços. Com o produto ou serviço registrado, o sistema entende que por 1 ano o preço vigente pode ser utilizado para contratação de qualquer órgão público, sem necessidade de uma nova licitação.

Uma vez registrados os preços de produtos ou serviços para futuras contratações, o fornecedor tem garatidas na Ata de registro de Preços as codições para fechar o contrato de compra com o órgão ou entidade gerenciadora da licitação. Outros órgãos podem aderir a essas Atas de Registro de Preços e pegar "carona", evitando mais uma licitação para os mesmos produtos ou serviços.

Como a Ata de Registro de Preços tem duração de 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1 ano, se a licitação ou compra direta permitir, qualquer órgão público pode utilizar esse registro para contratar o produto ou serviço nas mesmas condições do órgão que realizou a licitação. O comprador faz uma pesquisa no sistema de compras do governo e, se houver o produto ou serviço já registrado, solicita adesão ao órgão gerenciador da Ata de Registrp de Preços. A pesquisa pode ser feita no botão:

Uma vez vencedor de uma licitação ou compra direta, o fornecedor tem as condições da compra registradas numa ata oficial. Esta ata pode ser usada com referência para o contrato da entidade que realizou a licitação, como também por outras entidades que querem evitar de fazer uma nova licitação e aproveitar as informações contidas nas Atas de Registro de Preços.

O prazo da Ata será de 1 ano a partir da sua divulgação oficial.

Se um fornecedor descumprir as condições da Ata de Registro de Preços poderá ter seu registro cancelado pelo órgão ou entidade. A entidade gerenciadora da licitação ou compra direta poderá cancelar uma ata, desde que devidamente comprovada e justificada.

Para evitar uma nova licitação e repetir todo o processo a cada compra, qualquer entidade poderá solicitar uma adesão numa Ata de Registros de Preços vigente. Isso facilita o processo de compra e contratação, pois o forcenedor já está apto a ser contratado nas mesmas condições do órgão gerenciador.

A adesão poderá ser feita por órgãos iguais ou maiores que o órgão gerenciador que fez a licitação ou compra direta. Por exemplo, um órgão municipal pode aderir a uma Ata de Registro de Preços de um órgão federal, mas um órgão federal não pode aderir numa Ata de Registro de Preços de um órgão municipal. Após a eligibilidade, o órgão precisa seguir 3 passos para iniciar a adesão: - Justificativa para a aquisição com as necessidades e os benefícios na adesão Exemplo: - Demonstrar que o preço registrado na Atas de Registro de Preços é realmente uma vantagem para o órgão comprador em relação aos preços praticados pelo mercado. - Consulta ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços para autorização e inclusão do órgão comprador na Ata de Registro de Preços, observando as quantidades e condições oferecidas.

Primeiro consultar no site de Atas de Registro de Preços quais Atas possuem os produtos e as quantidades de interesse do comprador. Após consultar e encontrar os dados da Ata de Registro de Preços, preencher o seguinte documento com as informações requeridas: Pesquisa de preços locais nas mesmas condições da Ata de Registro de Preços registrada. - Faça uma cotação nos moldes de uma licitação somente para comparativo de preços para saber se justifica utilizar a adesão. Solicite uma carta de adesão do fornecedor conforme documento abaixo: